• Anca Onuta

5 choses que vous pouvez faire dès aujourd'hui pour mieux travailler avec vos équipes à distance

Le 17 mars en France, il a été annoncé le confinement national à cause de COVID-19, et c'est aussi le premier jour où la planète presque entière s’est mise au télétravail en même temps. Votre équipe travaillait dans un bureau et, soudainement, elle doit travailler depuis son domicile. Vous devez développer de nouvelles habitudes et accepter cette nouvelle réalité.



Voici quelques choses que vous pouvez faire dès aujourd'hui pour améliorer votre nouvel environnement professionnel :

#1. Ouvrez les canaux de communication. Pendant que nous communiquions auparavant, nous n'avons pas le réflexe de rédiger un e-mail pour simplement partager quelques informations simples. C'est pourquoi il est essentiel de créer des canaux où les gens peuvent communiquer

  • Communiquer des informations génériques - comme bonjour le matin, des trucs et astuces, des bons plans pour se faire livrer un déjeuner au domicile, des nouvelles sur les mesures de sécurité prises par le gouvernement, etc.


Comment ?

Choisissez l'outil de chat de votre choix. Je vous recommande de continuer à utiliser votre chat habituel que tout le monde utilisait auparavant. Aujourd'hui, vous avez une grande sélection entre Slack, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, etc. Dans l'un de ces outils, vous créez un canal générique. Il est essentiel de n'avoir qu'un seul outil pour que tout le monde puisse y être plus facilement.


Comment créer une chaîne sur Slack ? Il s'agit du canal public par défaut disponible lors de la création de Slack. Assurez-vous que vous n'avez pas de clients ou de personnes en dehors de votre équipe que vous ne voulez pas faire partie des discussions générales.

Comment créer une chaîne sur Skype ? Malheureusement, Skype n'a pas la notion de chaînes privées, mais de groupes. L'inconvénient est que si vous utilisez Skype Enterprise, il ne conserve pas l'historique et vous devez recréer le canal. Créez un groupe > faites un clic droit > envoyez un message instantané à tous.

Comment créer un canal dans Microsoft Teams ? Dans votre équipe, cliquez sur…> Plus d'options > Ajouter une chaîne. Assurez-vous de sélectionner Privé - Accessible uniquement à un groupe spécifique de personnes au sein de l'équipe.

Comment créer une chaîne dans Google Hangouts ? Cliquez sur Nouvelle conversation> Nouveau groupe.


  • Communiquer des informations sur un sujet spécifique.

Comment ?

En suivant les mêmes étapes que ci-dessus, mais au lieu d'ouvrir une chaîne pour tout le monde, vous ne sélectionnerez que les personnes intéressées par ce sujet particulier. Par exemple, les Scrum Masters auront des conversations différentes de celles des experts DevOps. Ces canaux ne devraient pas être ouverts à tout le monde pour plusieurs raisons : ne pas submerger les gens avec les informations dont ils ont besoin, ne pas les distraire pour l'essentiel, s'assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes. Vous ne voulez pas submerger les gens, mais communiquer.


  • Communiquer des informations privées au sein de l'équipe. Il est difficile de gagner la confiance en ligne. Il est facile de copier / coller ou pour quelqu'un de lire la mauvaise chose. Les gens seront ouverts s'ils se sentent en sécurité.

Par expérience, je peux vous dire qu'il est plus difficile d'établir la confiance à distance que dans la vie réelle. Aujourd'hui, vous ajoutez la pression sociale qui va augmenter parce que nous sommes confinés dans nos maisons. Il est essentiel que les moyens de communication numériques soient sûrs. Les équipes doivent savoir qu'elles ont leur vie privée et leur zone de confort numérique.


  • Travaillez ensemble dans une salle virtuelle pour que vous et vos collègues sentiez qu'ils font partie de l'équipe, voyez où sont les autres personnes. Chacun doit savoir qu'il n'est pas seul, comment accéder à n'importe quelle information avant même d'en avoir connaissance.

Les gens sont faits pour vivre dans des sociétés, mais pendant le confinement du COVID-19, tout le monde doit garder une distance sociale. Dans ces circonstances, aujourd'hui, j'ai vu que les gens ressentent le besoin d'être avec leurs collègues.

Un logiciel comme Sococo fournit des salles virtuelles aux équipes distantes. Il fonctionne comme un bureau virtuel, avec plusieurs bureaux, salles de réunion, lieux décontractés et de nombreuses configurations de bureau. Il permet aux membres de l'équipe de savoir où se trouvent les autres, de le rendre plus interactif, même en étant éloigné. Cela montre qu'il y a beaucoup de personnes dans l'équipe qui travaillent en même temps. Il renforce la motivation et l'énergie dans l'équipe.

Aujourd'hui, mes collègues l'utilisent avec succès. Ils étaient connectés avec leurs écouteurs et leurs microphones dans la même salle de réunion sans rien dire. Ils travaillaient en silence et écoutaient de la musique en arrière-plan.

Vous pouvez également utiliser des appels Skype simples pour chaque équipe, des réunions Zoom ou tout autre logiciel. Discord est également un excellent logiciel et est populaire parmi les joueurs. N'hésitez pas à présenter à votre équipe les logiciels que vous ou vos collègues souhaitez essayer.

# 2. Appelez ou encore mieux faites des appels vidéo aux gens au lieu d'écrire. Être coincé à la maison parce que le monde est confiné en raison d'une pandémie est différent d'être un digital nomade et de travailler depuis la plage. Convenez avec vos collègues d'être plus ouverts aux interruptions ou aux appels instantanés. Convenez avec vos collègues que vous n'avez pas besoin de fixer une réunion dans votre calendrier juste pour demander quelque chose. Je vous garantis que cela améliorera votre travail d'équipe.


# 3. Gardez les choses propres et à jour. Si auparavant votre communication verbale pouvait remplacer certaines informations, il est maintenant essentiel de maintenir les outils à jour. Vous avez peut-être eu votre Scrum Board au bureau, mais il est maintenant temps d'être discipliné et de le maintenir dans votre logiciel de gestion de projet. Cette simple habitude permettra de communiquer plus facilement les uns avec les autres, de savoir à tout moment où trouver les informations et de communiquer clairement.

# 4. Utilisez cette opportunité comme une occasion unique d'apprendre à connaître vos collègues au-delà de la vie de bureau. Avant d'être collègues et professionnels, nous sommes humains. Ce pourrait être le moment idéal pour nouer des amitiés à vie. Il vous aidera à vous entraider, à travailler ensemble pour atteindre des objectifs professionnels comme jamais auparavant.

# 5. Être compréhensif. Nous vivons des temps pas comme les autres. Une famille entière travaillant à domicile n'est pas confortable. Vous entendrez des enfants, des animaux de compagnie, le partenaire. Essayez d'être attentif à vos collègues. Si un collègue a besoin de sortir un moment parce que son enfant pleure, soyez flexible. Connaître la vie de l'autre vous aidera à apprendre vos habitudes et à vous adapter plus facilement. Par exemple, vous pourriez avoir des collègues avec de jeunes enfants qui doivent faire une sieste de 14 h à 16 h. Vous pouvez essayer d'éviter les longs appels pendant cette période, mais utilisez-le pour permettre à votre collègue de travailler sur quelque chose qui ne nécessite aucune interruption.


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