• Anca Onuta

Outils Utiles pour Gérer vos Équipes Distantes


Outils pour Équipes Distantes

Cela semble être une tendance et de plus en plus d'entreprises déplacent leurs opérations à distance pour offrir plus de flexibilité mais aussi pour accéder à des talents parfois disponibles à l’autre bout du monde.

Le travail à distance est-il la nouvelle normalité ?

J'ai commencé à travailler à distance il y a environ 4 ans et à l'époque, c'était un défi de livrer des projets réussis sans la moindre interaction en face à face. En travaillant avec des entrepreneurs innovants et des entreprises en croissance pour livrer des projets innovants, j'ai essayé de nombreux outils. Ci-dessous, j'ai listé les outils essentiels dont toute équipe distante devrait avoir besoin.

1. Juridique

Je ne saurais trop insister sur l'importance de respecter les exigences légales dans votre entreprise. Assurez-vous que les accords de non-divulgation (NDA) sont en place lorsque cela est approprié ou requis, que tous les employés ont les licences appropriées et que tous les contrats sont signés légalement. HelloSign et DocuSign, par exemple, sont des logiciels légalement reconnus, qui permettent la signature électronique de documents en quelques minutes.

Le temps où vous deviez attendre à la boîte aux lettres pour voir si le contrat signé est arrivé est révolu. Ces logiciels sont totalement sûrs et légaux à utiliser, alors profitez-en et maximisez l'efficacité de votre travail.

2. Infrastructure

La prochaine chose la plus importante est d'avoir la bonne infrastructure en place. Vous aurez besoin d'un ordinateur portable, d'un smartphone, d’un casque (idéalement avec annulation de bruit), d'une bonne connexion Internet (fibre optique) ou au moins stable et d'une connectivité 4G et de licences logicielles. La nature du travail à distance signifie qu'il y aura toujours des risques de perte de connectivité Internet lors d'un déploiement important, alors assurez-vous d'avoir une solution de sauvegarde, par exemple en passant à la 4G en cas de coupure de courant ou de couverture Internet intermittente.

Effectuez un test au début de votre voyage de travail à distance - préparez-vous à des appels Skype d'une heure et à une utilisation continue d'Internet à des fins de recherche et de communication.

Aussi extrême que cela puisse paraître, travailler à distance peut signifier que vous ou votre équipe soient loin des grandes villes où vous n'aurez peut-être pas accès aux dernières technologies.

3. Facturation

Pour la facturation, utilisez Project Management, CRM ou un outil de suivi des efforts. Quel que soit l'outil que vous décidez d'utiliser pour gérer les tâches, configurez le coût dans cet outil et envoyez automatiquement la facture depuis l’outil, vous épargnant ainsi un travail administratif ardu.

4. Communication

En termes de communication ; la grande décision pour moi se situe entre Slack, Skype et Teams.

Slack est fantastique car il permet de créer des canaux qui peuvent être configurés pour chaque projet et sujet, vous pouvez épingler ou mettre en avant des informations importantes, il s'intègre à d'autres outils et est soigné et bien organisé.

De la même manière que les chaînes de Slack, vous pouvez créer des groupes sur Skype, mais Skype n'a pas la netteté élégante de Slack. Si vous décidez d'utiliser Slack, assurez-vous d'organiser vos chaînes en fonction des projets, et l'outil fera le reste pour vous !

5. Gestion de projet

Il existe de nombreux outils sur le marché pour la gestion de projet de nos jours, qui sont tous très utiles, à condition qu'ils conviennent à votre entreprise et à votre objectif.

Lorsque vous sélectionnez un outil gestion de projet, énumérez vos besoins, recherchez l'outil et voyez comment il répond aux exigences de votre entreprise.

Parmi les outils de gestion de projet que je recommande :

• Jira pour les équipes de développement logiciel,

• Bitrix24 pour les équipes marketing,

• Basecamp3 pour des projets standards avec un grand groupe de clients (+30 clients),

• Smartsheet pour plusieurs parties collaboratrices sur le même projet,

• Trello - solopreneur, projets simples.

6. Gestion des actifs

Il est essentiel que tous les membres d'une équipe d'un projet aient accès aux mêmes informations au même endroit. Avoir des documents stockés sur différentes plates-formes et dans différents logiciels est très compliqué, donc un outil de gestion des actifs est nécessaire pour rationaliser ce processus.

Vous devez avoir vos factures, images, documents et fils de communication dans une zone centrale.

Les principaux acteurs en termes de gestion d'actifs sont GDrive, Dropbox et Office365. Je vous recommande de conserver le stockage de fichiers dans la même solution que votre e-mail, sauf si vous avez beaucoup de médias, puis d'utiliser Dropbox. GDrive est bon si vous utilisez Gmail, et il y a un stockage étendu disponible pour les professionnels. Si vous avez des problèmes de sécurité ou travaillez avec des équipes plus importantes, utilisez Office365. Gardez à l'esprit ce qui est logique pour vous et, dans la mesure du possible, essayez d'intégrer votre solution de gestion d'actifs à votre messagerie.

7. Réunions

Les réunions peuvent être difficiles à coordonner lorsque vous travaillez à distance. Pour les réunions internes et externes, je recommanderais Zoom. Il est facile à installer, est plus stable que Skype (techniquement) n'utilise pas beaucoup de bande passante Internet (très tolérant avec les mauvaises connexions) pour fonctionner et lorsque vous changez de réseau, vous restez connecté, tandis que Skype se déconnecterait complètement et que vous devriez recommencer. Zoom s'est avéré particulièrement utile car il permet une utilisation gratuite de 45 minutes, ce qui vous oblige à tenir des réunions efficaces avec un délai clair, ce qui signifie que vous avez terminé plus rapidement et que vous disposez de moins de temps pour la gaufre. Je préfère Zoom à Google Hangouts pour les entreprises, car ce dernier nécessite des plug-ins et peut parfois s'avérer peu fiable.

8. Suivi des efforts

En termes de Outils utiles pour gérer vos équipes distantes

Cela semble être une tendance et de plus en plus d'entreprises déplacent leurs opérations à distance pour offrir plus de flexibilité mais aussi pour accéder à des talents parfois disponibles à l’autre bout du monde.

Le travail à distance est-il la nouvelle normalité ?

J'ai commencé à travailler à distance il y a environ 4 ans et à l'époque, c'était un défi de livrer des projets réussis sans la moindre interaction en face à face. En travaillant avec des entrepreneurs innovants et des entreprises en croissance pour livrer des projets innovants, j'ai essayé de nombreux outils. Ci-dessous, j'ai listé les outils essentiels dont toute équipe distante devrait avoir besoin.

1. Juridique

Je ne saurais trop insister sur l'importance de respecter les exigences légales dans votre entreprise. Assurez-vous que les accords de non-divulgation (NDA) sont en place lorsque cela est approprié ou requis, que tous les employés ont les licences appropriées et que tous les contrats sont signés légalement. HelloSign et DocuSign, par exemple, sont des logiciels légalement reconnus, qui permettent la signature électronique de documents en quelques minutes.

Le temps où vous deviez attendre à la boîte aux lettres pour voir si le contrat signé est arrivé est révolu. Ces logiciels sont totalement sûrs et légaux à utiliser, alors profitez-en et maximisez l'efficacité de votre travail.

2. Infrastructure

La prochaine chose la plus importante est d'avoir la bonne infrastructure en place. Vous aurez besoin d'un ordinateur portable, d'un smartphone, d’un casque (idéalement avec annulation de bruit), d'une bonne connexion Internet (fibre optique) ou au moins stable et d'une connectivité 4G et de licences logicielles. La nature du travail à distance signifie qu'il y aura toujours des risques de perte de connectivité Internet lors d'un déploiement important, alors assurez-vous d'avoir une solution de sauvegarde, par exemple en passant à la 4G en cas de coupure de courant ou de couverture Internet intermittente.

Effectuez un test au début de votre voyage de travail à distance - préparez-vous à des appels Skype d'une heure et à une utilisation continue d'Internet à des fins de recherche et de communication.

Aussi extrême que cela puisse paraître, travailler à distance peut signifier que vous ou votre équipe soient loin des grandes villes où vous n'aurez peut-être pas accès aux dernières technologies.

3. Facturation

Pour la facturation, utilisez Project Management, CRM ou un outil de suivi des efforts. Quel que soit l'outil que vous décidez d'utiliser pour gérer les tâches, configurez le coût dans cet outil et envoyez automatiquement la facture depuis l’outil, vous épargnant ainsi un travail administratif ardu.

4. Communication

En termes de communication ; la grande décision pour moi se situe entre Slack, Skype et Teams.

Slack est fantastique car il permet de créer des canaux qui peuvent être configurés pour chaque projet et sujet, vous pouvez épingler ou mettre en avant des informations importantes, il s'intègre à d'autres outils et est soigné et bien organisé.

De la même manière que les chaînes de Slack, vous pouvez créer des groupes sur Skype, mais Skype n'a pas la netteté élégante de Slack. Si vous décidez d'utiliser Slack, assurez-vous d'organiser vos chaînes en fonction des projets, et l'outil fera le reste pour vous !

5. Gestion de projet

Il existe de nombreux outils sur le marché pour la gestion de projet de nos jours, qui sont tous très utiles, à condition qu'ils conviennent à votre entreprise et à votre objectif.

Lorsque vous sélectionnez un outil gestion de projet, énumérez vos besoins, recherchez l'outil et voyez comment il répond aux exigences de votre entreprise.

Parmi les outils de gestion de projet que je recommande :

• Jira pour les équipes de développement logiciel,

• Bitrix24 pour les équipes marketing,

• Basecamp3 pour des projets standards avec un grand groupe de clients (+30 clients),

• Smartsheet pour plusieurs parties collaboratrices sur le même projet,

• Trello - solopreneur, projets simples.

6. Gestion des actifs

Il est essentiel que tous les membres d'une équipe d'un projet aient accès aux mêmes informations au même endroit. Avoir des documents stockés sur différentes plates-formes et dans différents logiciels est très compliqué, donc un outil de gestion des actifs est nécessaire pour rationaliser ce processus.

Vous devez avoir vos factures, images, documents et fils de communication dans une zone centrale.

Les principaux acteurs en termes de gestion d'actifs sont GDrive, Dropbox et Office365. Je vous recommande de conserver le stockage de fichiers dans la même solution que votre e-mail, sauf si vous avez beaucoup de médias, puis d'utiliser Dropbox. GDrive est bon si vous utilisez Gmail, et il y a un stockage étendu disponible pour les professionnels. Si vous avez des problèmes de sécurité ou travaillez avec des équipes plus importantes, utilisez Office365. Gardez à l'esprit ce qui est logique pour vous et, dans la mesure du possible, essayez d'intégrer votre solution de gestion d'actifs à votre messagerie.

7. Réunions

Les réunions peuvent être difficiles à coordonner lorsque vous travaillez à distance. Pour les réunions internes et externes, je recommanderais Zoom. Il est facile à installer, est plus stable que Skype (techniquement) n'utilise pas beaucoup de bande passante Internet (très tolérant avec les mauvaises connexions) pour fonctionner et lorsque vous changez de réseau, vous restez connecté, tandis que Skype se déconnecterait complètement et que vous devriez recommencer. Zoom s'est avéré particulièrement utile car il permet une utilisation gratuite de 45 minutes, ce qui vous oblige à tenir des réunions efficaces avec un délai clair, ce qui signifie que vous avez terminé plus rapidement et que vous disposez de moins de temps pour la gaufre. Je préfère Zoom à Google Hangouts pour les entreprises, car ce dernier nécessite des plug-ins et peut parfois s'avérer peu fiable.

8. Suivi des efforts

En termes de suivi des efforts, un juste équilibre doit être trouvé entre permettre à vos employés un élément de liberté et de confiance, tout en vous assurant de comprendre où vont les coûts des projets. J'ai essayé le suivi manuel avec Excel, les feuilles de temps, les applications comptables, Jira, les outils de capture d'écran, etc.

Toggl s'est avéré être l'outil qui a fonctionné le mieux pour moi et mes équipes, car vous pouvez suivre le temps sur les tâches, les projets, les rapports et les factures. Le tout en 3 clics.

Toggl est disponible en version gratuite et payante, en application Web et mobile. La version payante permet la facturation et la génération de rapports en fonction des performances de l'équipe. Il garantit que la facturation est aussi intégrée que possible dans vos autres outils, ce qui rend l'ensemble du processus plus efficace.

9. Automatisation

L'automatisation est un peu plus difficile à conseiller car elle est très spécifique à l’industrie. Selenium s’est montré le meilleur pour les tests de logiciels, Buffer pour les médias sociaux et MailChimp, Zoho, ClickFunnels pour le mailing marketing. Zappier est bon pour les entreprises qui ont beaucoup de travail administratif, comme le téléchargement de fichiers, et il configure l'automatisation entre différents systèmes, vous faisant gagner du temps et des frais généraux.

J'espère que les outils et processus que j'ai décrits ci-dessus seront utiles pour vous aider à établir une équipe distante performante. Bon courage et surtout si vous avez des questions, suggestions ou d’autres outils à partager, n’hésitez pas à le faire en commentaire de cet article. suivi des efforts, un juste équilibre doit être trouvé entre permettre à vos employés un élément de liberté et de confiance, tout en vous assurant de comprendre où vont les coûts des projets. J'ai essayé le suivi manuel avec Excel, les feuilles de temps, les applications comptables, Jira, les outils de capture d'écran, etc.

Toggl s'est avéré être l'outil qui a fonctionné le mieux pour moi et mes équipes, car vous pouvez suivre le temps sur les tâches, les projets, les rapports et les factures. Le tout en 3 clics.

Toggl est disponible en version gratuite et payante, en application Web et mobile. La version payante permet la facturation et la génération de rapports en fonction des performances de l'équipe. Il garantit que la facturation est aussi intégrée que possible dans vos autres outils, ce qui rend l'ensemble du processus plus efficace.

9. Automatisation

L'automatisation est un peu plus difficile à conseiller car elle est très spécifique à l’industrie. Selenium s’est montré le meilleur pour les tests de logiciels, Buffer pour les médias sociaux et MailChimp, Zoho, ClickFunnels pour le mailing marketing. Zappier est bon pour les entreprises qui ont beaucoup de travail administratif, comme le téléchargement de fichiers, et il configure l'automatisation entre différents systèmes, vous faisant gagner du temps et des frais généraux.

J'espère que les outils et processus que j'ai décrits ci-dessus seront utiles pour vous aider à établir une équipe distante performante. Bon courage et surtout si vous avez des questions, suggestions ou d’autres outils à partager, n’hésitez pas à le faire en commentaire de cet article.

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